Vem bör äga artikelnumret i en projektorienterad verksamhet?

I arbetet med PLM och ERP dyker frågan om artikelnummer nästan alltid upp förr eller senare. Många tar det för givet att ERP bör äga artikelnumret, eftersom det är där inköp, produktion, lager och ekonomi hanteras. I verksamheter med serieproduktion och katalogprodukter är detta som regel helt riktigt. Produkterna har lång livslängd, beställs om och om igen och måste styras strikt ur ett logistik- och ekonomiperspektiv.

I projektorienterade, ingenjörsstyrda ETO-företag ser vardagen dock ofta annorlunda ut. Här finns produkter och komponenter som regel för att ett visst projekt behöver dem. De konstrueras som en del av leveransen, tillverkas en gång – kanske några få – och avslutas tillsammans med projektet. Även om vissa konstruktioner kan återanvändas senare sker det sällan utan en ny teknisk bedömning och ofta med anpassningar. I sådana miljöer är det mindre självklart att artikelnumret nödvändigtvis bör skapas av ERP.

Skillnaden mellan kataloglogik och projektlogik

Mycket av systemarkitekturen kring PLM och ERP har formats av katalog- och serieproduktion. Där är det rimligt att artikelnumret är stabilt, oberoende av projekt och i första hand styrt av logistik och ekonomi. I projektorienterade verksamheter förskjuts denna bild.

Typiska kännetecken som vi ser i projektdrivna miljöer är att:

• artiklar och komponenter uppstår till följd av konkreta projekt
• återanvändning förekommer, men ofta informellt och efter en ny bedömning
• konstruktionsavdelningen driver beslutet om vad som ska finnas

När man försöker använda samma numreringssystem som vid katalogproduktion uppstår ofta friktion. Man får flera nummer för det som i praktiken upplevs som samma del, och man måste fatta ERP-relaterade beslut tidigt i konstruktionsfasen, ofta innan både konstruktion och behov är stabilt definierade. Med tiden kan detta göra systemen tungrodda att arbeta med, särskilt för konstruktionsavdelningen och projektgenomförandet.

När det ofta är rimligt att identiteten uppstår i PLM

I många ingenjörsledda ETO-företag är det konstruktionsarbetet som i praktiken avgör att en komponent finns. Inte för att den ska bli en standardiserad lagerartikel, utan för att projektet kräver den. I sådana fall är det ofta både naturligt och praktiskt att artikelnumret skapas i PLM, samtidigt med konstruktionen.

När delen senare ska köpas in eller tillverkas speglas samma nummer till ERP. ERP förlorar inte kontrollen för det, utan slipper skapa en ny identitet för något som redan är tydligt definierat. CAD-filer behåller egna CAD-nummer och serienummer hanteras separat som instanser, men själva affärsidentiteten blir tydlig och igenkännbar över olika fackområden.

I praktiken ger detta ofta:

• färre nummer att förhålla sig till i projekten
• mindre översättning mellan konstruktion och logistik
• bättre förståelse mellan PLM, ERP och produktion

Ändringshantering och mognad över tid

En vanlig farhåga är att denna modell försvagar styrningen. Erfarenheten är ofta den motsatta. När PLM äger artikelnumret måste PLM också äga beslutet om vilken definition som gäller vid varje given tidpunkt. Revisioner, ändringar och frisläppning måste styras tydligt, så att det aldrig råder någon tvekan i ERP om vad som faktiskt ska tillverkas eller köpas in. Skillnaden ligger i första hand i var identiteten uppstår, inte i hur strikt den förvaltas.

Det är heller inte så att alla artiklar måste behandlas på samma sätt för alltid. Många projektföretag lyckas väl med att skilja mellan projektartiklar och mer standardiserade artiklar. Projektartiklar skapas och styrs i PLM och speglas till ERP. Om en komponent senare visar sig vara lämplig för återanvändning kan den lyftas över till ett mer standardiserat sammanhang med striktare regler och tydligare förankring i ERP.

Sammanfattning

Det finns inget universellt facit för ägarskapet till artikelnummer. I verksamheter med volymproduktion är ERP fortfarande den naturliga platsen för denna roll. I projektorienterade, ingenjörsstyrda ETO-miljöer ser vi dock ofta att ett PLM-drivet arbetssätt ger bättre flöde, färre missförstånd och en nummerstruktur som stämmer bättre med hur människor faktiskt arbetar.

Arkitekturen bör stödja verksamheten – inte tvärtom. Om du känner igen utmaningarna som beskrivs här kan det vara värdefullt att lyfta blicken och ta ett helhetsgrepp om hur numrering, ägarskap och samspel mellan PLM och ERP faktiskt fungerar hos er i dag. Ofta behövs det inga stora förändringar innan systemen börjar stödja arbetssättet bättre. Kontakta oss gärna för ett förutsättningslöst samtal om hur detta kan lösas i praktiken – gärna med utgångspunkt i just era projekt och ert sätt att arbeta.